Technische und organisatorische Maßnahmen

• Es werden keine eigenen Server betrieben. Verarbeitung erfolgt ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren unserer Dienstleister innerhalb der EU.
• Physische Sicherung der Rechenzentren durch die Betreiber: Zutrittskontrollsysteme, Videoüberwachung, Besucherprotokolle, 24/7-Bewachung.
• Arbeitsgeräte der Betreiberseite werden verschlossen aufbewahrt und sind nicht öffentlich zugänglich.

• Anmeldung ausschließlich über persönliche Konten mit Passwort, E-Mail-Login-Link oder Anmeldung über Google bzw. Apple.
• Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als kryptografischer Hash beim Authentifizierungsdienst.
• Neue Konten werden vor der Freischaltung durch einen Administrator geprüft; ohne Freigabe besteht kein Zugriff auf Konto- und Cloud-Funktionen.
• Administrative Zugänge sind auf einen kleinen, namentlich bekannten Personenkreis beschränkt und durch Mehr-Faktor-Anmeldung der eingesetzten Plattformen geschützt.
• Automatische Sitzungsablaufzeiten und Token-Erneuerung; Abmeldung löscht lokale Sitzungsdaten.

• Rollenkonzept mit den Rollen „Nutzer“ und „Administrator“; Rollen werden in einer separaten Tabelle geführt und können nicht durch Nutzende selbst verändert werden.
• Datenbankseitige Zeilenschutzregeln (Row Level Security) stellen sicher, dass jede Person ausschließlich ihre eigenen Datensätze lesen und ändern kann.
• Administrative Leserechte bestehen nur für die zur Verwaltung erforderlichen Tabellen (Freigaben, Konten, Einwilligungen, Prüfungsprofile).
• Alle administrativen Aktionen (Freigabe, Ablehnung, Rollenänderung) werden mit Zeitpunkt, handelnder Person und betroffenem Konto protokolliert.
• Grundsatz der Datenminimierung: keine Erhebung von Gesundheits-, Bonitäts- oder Standortdaten.

• Mandantentrennung auf Datensatzebene über die Nutzerkennung; keine gemeinsamen Sammelkonten.
• Lernfortschritt wird über eine technische Nutzerkennung (UUID) zugeordnet, nicht über Klarnamen.
• Trennung von Produktiv- und Testumgebung; Testdaten werden nicht aus Produktivdaten abgeleitet.

• Transportverschlüsselung mit TLS (HTTPS) für sämtliche Verbindungen zwischen Endgerät, Anwendung und Datenbank.
• Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand (Encryption at Rest) auf Ebene des Datenbank- und Speicherdienstes.
• Keine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte zu Werbezwecken; kein Verkauf von Daten.
• Änderungen an Konten, Freigaben und Einwilligungen sind mit Zeitstempel nachvollziehbar.
• Einwilligungen (Datenschutz, AGB, Verzicht auf das Widerrufsrecht bei digitalen Inhalten) werden revisionssicher mit Zeitpunkt, Version und Browserkennung protokolliert.

• Automatische, regelmäßige Sicherungen der Datenbank durch den Plattformbetreiber mit Wiederherstellungsmöglichkeit (Point-in-Time-Recovery im Rahmen des gebuchten Tarifs).
• Redundante Infrastruktur, Lastverteilung und Auslieferung über ein Content Delivery Network.
• Schutz vor Überlastung durch Ratenbegrenzung der Authentifizierungs- und Schnittstellenaufrufe.
• Der Lernfortschritt wird zusätzlich lokal im Browser gehalten; ein kurzzeitiger Ausfall der Cloud führt nicht zum Verlust des Lernstands.
• Regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Softwarebibliotheken und Abhängigkeitsprüfungen auf bekannte Schwachstellen.

• Wiederkehrende Sicherheitsprüfungen der Datenbankregeln und Zugriffsrechte.
• Prüfung neuer Funktionen auf Datenschutzfolgen vor der Veröffentlichung (Privacy by Design und Privacy by Default).
• Meldeprozess für Datenschutzverletzungen: Bewertung unverzüglich nach Kenntnis, Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden, Information betroffener Personen bei hohem Risiko.
• Löschkonzept: Konten und zugehörige Lerndaten werden auf Verlangen unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen gelöscht; Einwilligungsnachweise werden aufgrund der Nachweispflicht bis zu drei Jahre aufbewahrt.

• Mit allen eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Auswahl der Dienstleister nach Sicherheitsniveau, Serverstandort und Zertifizierungen.
• Eine aktuelle Übersicht der Dienstleister findest du unter „Hosting & Auftragsverarbeitung“.

Schulen und Bildungsträger erhalten diese TOM auf Anfrage als unterschriebenes PDF zur Anlage an einen Auftragsverarbeitungsvertrag: info@aevo-erfolg.de.